Comment écrire des lettres : structure, formules et modèles

Tu dois écrire une lettre (une demande, un remerciement, une réclamation) et tu fixes la page blanche depuis dix minutes. Comment écrire des lettres, personne ne nous l’a vraiment montré, alors on improvise, et la formule de la fin donne des sueurs froides. Ce n’est pas toi, c’est la recette qui est cachée. Une lettre suit un plan : l’Office québécois de la langue française en décrit treize éléments, dont plusieurs facultatifs. Même la salutation obéit à une mécanique simple, à condition de savoir quel mot du début elle doit reprendre. Et il y a un mariage de mots, très tentant, que l’OQLF te demande d’éviter.

Ce qu’on va apprendre

• Les éléments d’une lettre, dans l’ordre, et ceux qu’on peut laisser de côté
• Comment choisir la formule d’appel et la formule de salutation sans te tromper
• Où trouver des modèles gratuits pour chaque situation

Une lettre, c’est un plan : voici les pièces dans l’ordre

Une lettre ressemble à une recette. Une fois qu’on connaît les étapes, on n’a plus qu’à remplir. L’OQLF décrit treize éléments pour la lettre administrative, dont plusieurs sont facultatifs. Voici l’ordre, dans une version simple :

1. L’en-tête : ton nom, ou celui de ton organisme, avec tes coordonnées.
2. Le lieu et la date : la date s’écrit en lettres et en chiffres, précédée de « le », sans le jour de la semaine (« le 29 septembre 2026 »).
3. La vedette : l’adresse de la personne à qui tu écris, comme sur une enveloppe.
4. L’objet : une ligne claire qui dit de quoi il s’agit.
5. L’appel : « Madame, » ou « Monsieur, », suivi d’une virgule.
6. Le corps : introduction, développement, conclusion.
7. La salutation : une phrase complète qui reprend l’appel.
8. La signature : ta signature manuscrite, avec ton nom tapé dessous.

Restent les éléments facultatifs : la référence à un dossier, la mention « p. j. » quand tu joins un document, et la mention des personnes en copie. Pour une première lettre, ignore-les. Pour la page pilier sur l’art d’écrire en général, on te renvoie à notre guide Comment écrire.

Trois pièces qui font toute la différence : l’objet, l’appel et le corps

L’OQLF demande que l’objet soit formulé de façon claire et explicite, avec une majuscule au début, et qu’il soit précédé de « Objet : ». Deux exemples : « Demande de renseignements sur la location d’une salle » ou « Remerciements pour votre soutien à notre projet ». Si la personne ne lit que cette ligne, elle doit déjà savoir pourquoi tu écris.

Le corps, lui, se découpe en trois paragraphes distincts : l’introduction, le développement et la conclusion.

• Introduction : qui tu es et pourquoi tu écris, en une ou deux phrases.
• Développement : les faits, les dates, ce que tu demandes.
• Conclusion : ce que tu attends, et dans quel délai si c’est utile.

Imagine que tu écris à une bibliothèque municipale pour réserver une salle pour un atelier d’écriture. Introduction : tu te présentes. Développement : la date souhaitée, le nombre de personnes, ce que tu apportes. Conclusion : tu demandes une confirmation. C’est tout.

Voici ce que ça donne, en version courte et entièrement hypothétique :

Objet : Demande de réservation d’une salle pour un atelier d’écriture
Madame, Monsieur,
Je suis bénévole dans un organisme qui offre des ateliers d’écriture gratuits, et je vous écris pour réserver une salle de votre bibliothèque.
Nous souhaitons tenir l’atelier le samedi 14 novembre, de 10 h à 12 h, pour une douzaine de personnes. Nous apportons notre matériel et nous laissons les lieux propres.
Pourriez-vous me confirmer la disponibilité de la salle d’ici deux semaines ?
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Six lignes, et la personne sait quoi faire. Une lettre réussie n’est pas une lettre longue : c’est une lettre où rien ne manque.

Comment finir sans te tromper : le secret de la phrase de salutation

La formule de salutation est souvent ce qui fait paniquer. Bonne nouvelle : elle suit une mécanique. Selon l’OQLF, elle forme une phrase complète qui reprend l’appel. Si tu commences par « Madame la Présidente, », tu finis par « Je vous prie d’agréer, Madame la Présidente, … » et la suite.

Les verbes les plus courants sont agréer et recevoir, du moins au plus formel : « Recevez », « Veuillez recevoir » et « Je vous prie de recevoir ». Le choix de la fin dépend ensuite de ta relation avec la personne :

• À quelqu’un qui travaille avec toi ou sous ta responsabilité : « mes plus cordiales salutations »
• À un pair : « mes salutations distinguées » ou « l’expression de ma considération distinguée »
• À une personne en position d’autorité : « l’expression de ma haute considération »

Un piège à éviter, signalé par l’OQLF : on ne marie pas « l’expression de » ou « l’assurance de » avec « salutations ». Écris « l’expression de mes sentiments distingués » ou « mes salutations distinguées », pas les deux ensemble.

Un truc simple pour ne pas te perdre : écris ta salutation en dernier, mais copie ton appel juste au-dessus, sur ta feuille. Tu verras tout de suite quel titre reprendre (« Madame », « Monsieur », « Madame la Présidente »). Et si tu hésites entre deux niveaux de formalité, choisis le plus formel : c’est le choix le plus prudent dans une première lettre.

Ce que tu peux découvrir dans les modèles gratuits de l’OQLF

Tu n’as pas à inventer ta lettre de toutes pièces. L’OQLF propose sur sa Vitrine linguistique plusieurs modèles, classés par situation :

• La lettre de demande, de remerciement, de félicitations ou de condoléances
• La lettre de candidature, de démission ou de réponse à une offre d’emploi
• La lettre de réclamation, ou de réponse à une réclamation
• L’accusé de réception, la lettre de refus, la recommandation

Ce que tu peux y découvrir : à quoi ressemble concrètement une lettre construite selon ces règles, pour chacune de ces situations. Attention, ce sont des modèles, pas des conseils juridiques : pour une mise en demeure ou un litige, consulte les textes officiels ou une personne qualifiée.

Et le courriel ? Mêmes règles, ton un peu plus léger

Aujourd’hui, on écrit plus souvent des courriels que des lettres. La bonne nouvelle, c’est que la structure reste la même : objet clair, appel, message en trois temps, salutation. L’OQLF précise qu’une formule d’appel est nécessaire dans un courriel professionnel. Les plus courantes sont « Madame, », « Monsieur, » et « Bonjour ».

Du plus formel au moins formel : « Madame, » ou « Monsieur, », puis « Bonjour, Madame. », puis « Bonjour Prénom. ». L’OQLF suggère aussi d’éviter les points d’exclamation dans la correspondance professionnelle. Si ton courriel est le premier d’une relation, notre guide sur l’email de bienvenue te montre comment lancer la conversation sur le bon pied.

L’exercice de 10 minutes

Choisis une lettre que tu repoussais : une demande, un merci, un message à un organisme. Écris d’abord l’objet en une ligne. Ensuite, une phrase pour l’introduction, deux ou trois pour le développement, une pour la conclusion. Termine avec une formule de salutation qui reprend ton appel. Tu relis à voix haute une seule fois, et c’est prêt à envoyer.

Pour aller plus loin

• Notre page pilier Comment écrire, pour tous les types d’écriture
• À propos de Diffuse Digital, l’OBNL qui publie ces ressources gratuites

À lire aussi

• Comment écrire un email de bienvenue (et les six courriels qui suivent)
• Formation en marketing numérique pour débutants : par où commencer

Sources

• « Éléments de la lettre : synthèse », Vitrine linguistique, Office québécois de la langue française, consulté le 29 septembre 2026.
• « Formules de salutation : la lettre », Banque de dépannage linguistique, Office québécois de la langue française, consulté le 29 septembre 2026.
• « Formules d’appel dans les courriels : règles d’usage », Banque de dépannage linguistique, Office québécois de la langue française, consulté le 29 septembre 2026.
• « Lettres : plusieurs modèles », Vitrine linguistique, Office québécois de la langue française, consulté le 29 septembre 2026.